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時間通りに仕事が終わらない人必見! 私が実践している2つの時間管理方法

ライフスタイル

こんにちは、なみです。

看護師の仕事をしていると、

スケジュール管理が苦手な人って結構多いんだなってよく思います。

私はどちらかと言うと、時間管理が得意な方で、

いつも定時で帰る組だったんですが、

実は私の職場の後輩は、この時間管理がとても苦手で、

「いつも何故か時間が足りない」

「言われたことをすぐに忘れてしまう」

「思い通りに仕事が進まなくて、いつも無駄な残業ばかりしてしまう」

といったことが日常茶飯事。

「自分は時間管理ができないから」

ともはや開き直っていましたね。

だけど実は時間管理って、あることを徹底すれば誰にでもできるようになるんです。

今日はそんな後輩に、あることを実践させて、

定時で帰れるようにさせたお話をしていきたいと思います。

毎日の様に怒られて無駄な残業ばかりしていた

職場の後輩であるAさんは、入職当時から日常業務のスケジューリングが苦手で、

いつの時間も常に忙しそうにしていました。

他の同期や先輩が、余裕があるからとちょっとしたおしゃべりをしている時も

ひたすら業務に追われていて、

どうしても終業時刻までに間に合わないときは、他のスタッフが仕事を手伝ったり。

「まあ最初だから仕方ない。みんなこんなもんだよ」

「仕事に慣れてくれば早く終わらせれるようになるよ」

そうみんなで声をかけ、早く仕事に慣れてもらうために、

他のスタッフもフォローするようにしていました。

けど仕事自体には慣れてきたものの、

入職して半年経っても時間管理だけは上手くできなかったんです。

ちょっとでもイレギュラーなことが起こったり、

急に新しい業務が入り込んでくると、

途端に仕事が追いつかなくなる。

それだけではなくって、

仕事の合間にしておくように頼んでおいた別の業務を忘れてしまい、

期限になってできたかどうか確認すると忘れていた、

なんてことも日常茶飯事でした。

Aさん本人に「そんな焦らんくても、いつも通りやったら大丈夫やで?」

と声を掛けても「いや、もう本当に時間がなくて、、」

と、いつも何から手を付けたらいいかわからない状態だったんです。

普段からどうやって時間管理をしてるのか聞いてみた

入職して半年以上経っても、時間管理だけは上手くいかないAさん。

私は気になって、Aさんに聞いてみました。

私「Aさんって、毎日のスケジューリングどうやってんの?」

A「スケジューリング?」

私「そうそう。毎日絶対にしないといけない業務ってあるやん?

  それをどのタイミングにする、とかってどうやって計画立ててるん?」

A「え、そんなの立ててないですよ?」

私「え?それじゃあ毎日どうやって仕事をこなしていきよるん?」

A「えーっと、やらないといけないことは、朝一番でピックアップして、

  あとはできる時にするって感じですかね。」

なるほど~ってなりました。

要するに、後輩Aさんは、時間管理が苦手なんじゃなくて、そもそもしていなかったんです。

それに気づいてなかったんですね。

それじゃあ仕事に追われるはずです。

そもそも時間管理やスケジューリングが得意な人は、

頭の中でその日にやらないといけないことをピックアップした後、

自分が一番効率がいいと思う仕事の流れを組み立てるんですよね。

もちろん、ひとつひとつの業務にかかる時間も自分で把握できているから、

その時間に合わせて一日の行動スケジュールを当たり前の様に頭の中で作ることが出来る。

だから一日の仕事がスムーズに進んでいくんです。

時間管理が苦手な人は、

そもそも一つの業務にかかる時間を把握できていなし、

効率よく組み立てたりせず、目の前にある仕事からやっていく。

だから余計な時間がかかる。

当たり前です。

つまり根本的なやり方から変えていかないといけなかったんですね。

実際に私がやっている2つの秘策を教えてみた

「これじゃあずっと時間管理なんてできないわ」

そう思った私は、Aさんに2つのことを徹底するように伝えました。

まず一つ目に、一日のタイムスケジュールを作る習慣をつけること。

就業時間が8時~17時なら、1時間ごとに区切った用紙を作り、

その時間ごとに自分がすることを書き込んでいく。

そうすることで、時間管理をするという意識がつくし、

余裕をもって業務をこなすことができるようになります。

二つ目に、急に言われた仕事は、すぐに作ったタイムスケジュールに書き込むこと。

言われた仕事を忘れてしまうのは、「後でやろう」と仕事を後回しにするからです。

もちろん仕事の優先度的が低いものなら後回しにするべきですが、そうすると忘れてしまいます。

だからこそ、朝一番に作ったタイムスケジュールに、言われた仕事を必ず書き込む。

そして書き込んだ時間に必ずする。

そうすることで忘れるのも阻止できるし、他の業務も言われた仕事も確実に終わらせることが出来ます。

この二つを徹底して行うようにAさんに伝えました。

もちろん最初は慣れていなので、なかなか変化は見られませんでしたが、

1ヶ月もしない内にみるみる仕事が早くなっていったんです。

あんなにも毎日残業をしていたのに、今では定時丁度に退勤できるほど。

時間管理ができるようになると、時間に余裕ができてくるので、

急な仕事やトラブル時にも瞬時に対応できるようになっていました。

今まで「仕事ができない」と思われていたスタッフにも一目置かれるようになって、

「Aさん本当に成長したね!」

「これなら大きな仕事も任せられそうだ」

と、他のスタッフからも認められるようになっていきました。

ほんの少し前まで、あまりの仕事のできなさに毎日辛そうだったAさんが、

今では楽しそうに仕事をしていて、本当によかったなって思います。

時間管理は方法さえ知れば誰にだってできる

Aさんのように時間管理が全くできなくても、

①タイムスケジュールを作る習慣をつける

②言われた仕事はタイムスケジュールに書き込む

この2つの方法を習慣づければ、誰にだってできるようになります。

それも、全然難しくなんかないし、

「え?そんなことでいいの?」

と思う様なこと。

けど、するのとしないのとでは、全然違ってくるわけです。

大事なのは、継続して、習慣化すること。

そうすることで、当たり前の様に毎日のスケジューリングができるようになるし、自分でもびっくりするくらい仕事が上手く回る様になります。

それに気づくことが出来たAさんは、本当によかったなって思います。

もし、これを読んでいるあなたも、

「時間管理が苦手だな~」

って思っているなら、

ご紹介した2つの方法を是非試してみてくださいね^^

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時間管理は簡単にできるようになる

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